Studentermedhjælpere til Rektorsekretariatet, Aalborg Universitet

Jobbeskrivelse
Studentermedhjælpere til Rektorsekretariatet, Aalborg Universitet
Har du lyst til at være med, når vi skaber nogle af AAU’s store arrangementer – og kan du både lide at have styr på detaljerne og få ting til at ske?

Rektorsekretariatet søger to studentermedhjælpere, som har lyst til at blive en del af planlægningen og afviklingen af bl.a. Aalborg Universitets ph.d.-ceremoni og årsfest.

Du bliver en del af et team, hvor vi arbejder tæt sammen om at få arrangementerne til at spille – fra de første praktiske forberedelser til den sidste gæst har forladt lokalet. Det betyder, at du både kommer til at arbejde med administrative opgaver og være med helt tæt på, når arrangementerne løber af stablen.

Hvad skal du lave?
Dine opgaver vil blandt andet være:

• Hjælpe med planlægning og afvikling af ph.d.-ceremoni, årsfest og andre events.
  • Klargøre materialer, skilte, navnelister og bordplaner mm. til de forskellige events.
  • Hjælpe med varierende administrative opgaver i forbindelse med forberedelsen af vores events.
  • Korrekturlæsning af programmer, præsentationer og andet materiale.
  • Udarbejde og samle op på evalueringer efter arrangementerne.
  • Være med på selve eventdagene og hjælpe med alt det praktiske – fx skanning af billetter, overrækkelse af blomster og diplomer, opstilling af møbler og roll-ups, andet forefaldende samt oprydning.
  • Hjælpe med diverse indkøb og ærindekørsel. Det er en fordel, hvis du har kørekort – AAU stiller bil til rådighed.
  • Der vil også være mulighed for ekstra timer med forskellige opgaver i Rektorsekretariatet, fx opdækning og afrydning i forbindelse med møder samt kaffe- og tebrygning.
  Du behøver ikke have erfaring med store events i forvejen. Det vigtigste er, at du har lyst til at lære, tage ansvar og være med til at få tingene til at fungere i praksis.
  Det er et krav, at du kan deltage på dagene, hvor arrangementerne afvikles. I 2027 afholdes ph.d.-ceremonien fredag den 29. januar, og årsfesten fredag den 16. april.

Aalborg Universitet - Viden for verden
Aalborg Universitet er en international arbejdsplads med mere end 3700 ansatte. Vi udbyder virkelighedsnære uddannelser og skaber forskningsresultater i verdensklasse gennem samarbejde mellem forskere, studerende og offentlige og private virksomheder. Sådan opnås erkendelser, nye løsninger på samfundets problemer og viden, der forandrer verden. Vores hovedcampus ligger i Aalborg, men vi har også campus i Esbjerg og København.

Løn- og ansættelsesvilkår
Du ansættes og aflønnes efter fællesoverenskomsten mellem Finansministeriet og Offentligt Ansattes Organisationer – Det Statslige Område (OAO-S) og organisationsaftalen for kontorfunktionærer, laboranter og it-medarbejdere (HK).
Ansættelsen er betinget af, at du indskrevet ved en højere læreanstalt eller ved en mellemlang videregående uddannelse og er aktiv studerende.

Ansættelsesprocessen på Aalborg Universitet kan omfatte en risikovurdering som et værktøj til at identificere potentielle risici forbundet med nyansættelser, der sikrer arbejdspladsens sikkerhed, compliance og integritet.

Øvrige informationer
Du kan læse mere om vores rekrutteringsproces her.

Aalborg Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og har diversitet som en kerneværdi. Derfor opfordres alle uanset personlig baggrund og orientering til at søge stillingen.

Ansøgning sendes via Aalborg Universitets rekrutteringssystem, som kan tilgås under stillingsopslaget på Aalborg Universitets hjemmeside.

Du kan læse mere om krav til din ansøgning her.

Ansøgning
Din ansøgning skal indeholde følgende:

• Ansøgning, hvori du redegør for, hvilke faglige og personlige kompetencer samt erfaringer der gør dig særligt kvalificeret til stillingen
• CV
• Studiejournal
• Evt. relevante bilag

Arbejdssted: Fredrik Bajers Vej 7K, 9220 Aalborg Øst.
Ansøgningsfrist: 4. november 2026
Samtaler: Uge 47
Ansættelse: 1. januar 2027

På selve eventdagene skal du være indstillet på en længere arbejdsdag, da vi er med fra tidlig morgen til den sidste gæst, er gået hjem. Det gælder ph.d.-ceremonien fredag den 29. januar og AAU Årsfest fredag den 16. april 2027.

Arbejdstid
Arbejdstiden kan variere fra uge til uge. I januar, februar og marts har vi brug for hjælp i op til 8 timer om ugen, særligt op til arrangementerne. Du kommer til at samarbejde med to andre studentermedhjælpere i teamet, som allerede har været med gennem hele processen omkring 2026-arrangementerne. Vi planlægger naturligvis arbejdstiden, så den så vidt muligt passer med dit studie, dog inden for almindelig arbejdstid.

For at komme i betragtning skal du minimum have ét fuldt studieår tilbage af din nuværende uddannelse og have bestået første studieår af en relevant bacheloruddannelse eller tilsvarende niveau. Ansættelsen er betinget af, at du er aktiv studerende.

Praktisk information
Er du interesseret i at høre mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte projektleder Thine Kirwa på 9940 7972 eller [email protected].

Hvem bliver du en del af?
Rektorsekretariatet består af 21 medarbejdere, der arbejder med strategi, ledelsesstøtte og sagshåndtering på det øverste ledelsesmæssige niveau og på tværs af universitetet.
Vi har en hverdag med mange møder, gæster og forskellige opgaver – og du vil derfor hurtigt blive en del af et miljø, hvor der sker meget, og hvor det gode samarbejde betyder noget.

Det er en fordel, hvis du har mulighed for at være hos os i mere end ét år, så du kan følge arrangementerne fra planlægning til afvikling og være med til at bygge videre på erfaringerne fra år til år.

Din uddannelsesretning er ikke afgørende. Vi lægger mere vægt på, hvordan du arbejder, og hvad du har lyst til at bidrage med.

Hvem er du?
Vi forestiller os, at du:
• er struktureret og har sans for detaljerne
• er god til at samarbejde og samtidig kan løse opgaver på egen hånd
• er serviceminded og imødekommende over for både kolleger og gæster
• har lyst til at tage fat – også når opgaven ikke lige står øverst på ønskelisten
• kan bevare overblikket, når der er mange ting i gang på én gang
• er nysgerrig og ikke er bange for at prøve kræfter med forskellige typer opgaver.

Ansøgningsfrist
04-11-2026

Ref. nummer
2026/1184

Afdeling
Rektorsekretariatet